Vážení vlastníci bytov a nebytových priestorov, nájomníci bytov a nebytových priestorov, obchodní partneri a klienti,
nakoľko je ochrana a zákonné spracúvanie Vašich osobných údajov pre našu spoločnosť prioritou, radi by sme Vám poskytli informácie ohľadom spracúvania Vašich osobných údajov v súvislosti s novým zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, ktorý nadobudol účinnosť dňa 25.5.2018 a ktorý vychádza z nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov, zjednodušene nazývaného aj GDPR (General Data Protection Regulation).
V zmysle § 19 zákona č. 18/2018 o ochrane osobných údajov si Vás dovoľujeme informovať o spracúvaní Vašich osobných údajov, najmä o tom, prečo potrebujeme spracúvať Vaše osobné údaje, v akej forme budú spracúvané, aký je účel, právny základ a podmienky ich spracúvania.
Naša spoločnosť STEFE Trnava, s.r.o. so sídlom Františkánska 16, 917 32 Trnava, IČO: 36 277 215 je v zmysle uvedeného zákona prevádzkovateľom, teda právnickou osobou, ktorá má vymedzený účel a prostriedky spracúvania osobných údajov a Vaše osobné údaje spracúva vo vlastnom mene. Dohľadom nad riadnym spracúvaním osobných údajov bola poverená zodpovedná osoba, na ktorú sa môžete kedykoľvek obrátiť, a to písomne na adresu sídla našej spoločnosti, telefonicky na číslo: +421 33 3236 556 alebo elektronicky na adrese ochranaudajov@stefetrnava.sk.
Osobné údaje vlastníkov bytov a nebytových priestorov v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého alebo prechodného pobytu, číslo bytu, telefónne číslo, elektronická adresa, číslo účtu a kód banky spracúvame na základe § 9 ods. 3 zákona č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov v platnom znení a podľa § 13 ods. 1 písm. b) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov za účelom plnenia práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvy o výkone správy, príp. mandátnej zmluvy.
Osobné údaje nájomníkov bytov a nebytových priestorov v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa trvalého alebo prechodného pobytu, telefónne číslo, elektronická adresa, číslo účtu a kód banky, zoznam členov domácnosti spracúvame v zmysle § 13 ods. 1 písm. b) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, nakoľko je to nevyhnutné na plnenie zmluvy o nájme bytu alebo nebytového priestoru, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba alebo na vykonanie opatrenia pred samotným uzatvorením zmluvy o nájme bytu alebo nebytového priestoru v rámci predzmluvných vzťahov na základe žiadosti dotknutej osoby. Nájomníci bytov a nebytových priestorov vo vlastníctve Mesta Trnava zároveň berú na vedomie, že v zmysle osobitných predpisov (Zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám v platnom znení, Občiansky zákonník) sú zmluvy o nájme bytu alebo nebytového priestoru povinne zverejňované na webovom sídle Mesta Trnava a našej spoločnosti.
Osobné údaje obchodných partnerov a iných klientov našej spoločnosti spracúvame v zmysle § 13 ods. 1 písm. b) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, v rozsahu nevyhnutnom na plnenie zmluvných vzťahov, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba alebo na vykonanie opatrenia pred samotným uzatvorením zmluvy v rámci predzmluvných vzťahov na základe žiadosti dotknutej osoby.
Aby sme zabezpečili riadne plnenie našich zmluvných povinností, majú prístup k Vašim osobným údajom aj ďalšie subjekty – sprostredkovatelia, s ktorými máme uzatvorenú zmluvu o spracúvaní osobných údajov. Ide najmä o poskytovateľov IT služieb, poskytovateľov s odbornou spôsobilosťou na výkon deratizácie, dezinsekcie a dezinfekcie, výkon pohotovostnej služby a havarijnej služby, výkon kontroly a čistenia komínov od plynových spotrebičov a spotrebičov na tuhé palivo, výkon odpočtovej služby pomerových rozdeľovačov tepelných nákladov a rozúčtovania nákladov tepla a pod.
Aby sme Vám mohli poskytovať naše služby, potrebujeme Vaše osobné údaje uchovávať počas doby trvania zmluvy a po jej ukončení máme Vaše osobné údaje uložené na obdobie podľa príslušných právnych predpisov o správe registratúry.
Určite ste si všimli, že priestory našej spoločnosti sú monitorované kamerovým systémom, pričom spracúvanie takto získaných osobných údajov má právny základ v § 13 ods. 1 písm. f) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa, a to za účelom zaistenia bezpečnosti a ochrany majetku, kde je naším oprávneným záujmom zabezpečenie fyzickej a IT bezpečnosti a tiež ochrana nášho majetku; na tento účel môžeme vykonávať monitoring vstupu a monitoring niektorých priestorov v sídle našej spoločnosti, monitoring vozidiel pomocou lokalizačných systémov GPS a využívania elektronických zariadení, informačných systémov a IT infraštruktúry.
Do kategórie takto získavaných osobných údajov patria identifikačné údaje ako najmä pohlavie, informácie o zdravotnom stave a telesnom postihnutí v súvislosti s vyhotovovaním audiovizuálneho záznamu a údaje o zamestnancoch súvisiace s výkonom práce, ktorými sa rozumejú dochádzka a prítomnosť v práci, čerpanie dovolenky a náhradného voľna, údaje o plnení pracovných povinností a ich následné vyhodnotenie.
Osobné údaje získané priamo od Vás tým, že sú zaznamenávané prostredníctvom kamerového systému, poskytujeme v rámci pracovnoprávneho vzťahu zamestnancom, ktorí spracúvajú personálnu a mzdovú agendu a subjektom poskytujúcim servis a údržbu kamerového systému. V prípade potreby sú zaznamenané osobné údaje poskytnuté aj orgánom činným v trestnom konaní a súdom.
Osobné údaje získané kamerovým systémom sme oprávnení uchovávať nasledovne:
- po dobu nevyhnutnú na realizáciu práv a povinností vyplývajúcich z pracovného alebo iného obdobného pomeru alebo vyplývajúcich z iného zmluvného vzťahu s dotknutou osobou;
- po dobu plynutia premlčacích alebo prekluzívnych lehôt vo vzťahu k nárokom vyplývajúcich alebo súvisiacich s pracovným pomerom, iným obdobným pomerom alebo vyplývajúcich z iného zmluvného vzťahu s dotknutou osobou;
- po dobu trvania súdneho, správneho alebo iného konania v nevyhnutnom rozsahu po celú dobu trvania takýchto konaní a zostávajúcu časť premlčacej alebo prekluzívnej lehoty po ich skončení;
- na účely monitorovania priestorov kamerovým systémom po dobu 15 dní.
V súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov máte právo požadovať od našej spoločnosti informácie a prístup k spracúvaniu osobných údajov. Ďalej máte právo na opravu osobných údajov, ich vymazanie, obmedzenie ich spracúvania, právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, právo odvolať súhlas (ak bol právnym základom spracúvania osobných údajov) a právo podať sťažnosť dozornému orgánu, t.j. Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
Zároveň chceme podotknúť, že aj Vy aj naša spoločnosť sme povinní udržiavať osobné údaje aktuálne, a preto si Vás dovoľujeme požiadať, aby ste nás vždy bezodkladne informovali o akejkoľvek zmene Vašich osobných údajov.
STEFE Trnava, s.r.o
Energetický a objektový manažment
Pôvodnú informáciu o spracúvaní osobných údajov nájdete tu Prvotná informácia o spracúvaní osobných údajov